Chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND cấp xã: Hồ sơ, thủ tục và rủi ro pháp lý mới nhất

Chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND cấp xã là thủ tục hành chính quen thuộc, được nhiều người lựa chọn vì sự đơn giản – nhanh chóng – chi phí thấp. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ UBND cấp xã chứng thực những gì, có chịu trách nhiệm về nội dung hợp đồng hay không, và rủi ro pháp lý tiềm ẩn khi thực hiện tại UBND xã thay vì công chứng tại Văn phòng công chứng.

Bài viết dưới đây phân tích đầy đủ cơ sở pháp lý – hồ sơ – quy trình – rủi ro – lưu ý quan trọng giúp bạn hạn chế tranh chấp và lựa chọn đúng hình thức chứng nhận giao dịch.

1. Cơ sở pháp lý về chứng thực hợp đồng tại UBND cấp xã

Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND xã được điều chỉnh bởi:

• Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 về cấp bản sao, chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng và giao dịch.

Trong đó, Điều 36 quy định chi tiết về hồ sơ và thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch.

2. Hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND cấp xã

Theo khoản 1 Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, hồ sơ chỉ gồm:

Hồ sơ bắt buộc

• Dự thảo hợp đồng, giao dịch

• CMND/CCCD/Hộ chiếu của người yêu cầu chứng thực (bản sao + bản chính đối chiếu)

• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản (nếu hợp đồng liên quan đến tài sản phải đăng ký)

➡️ Quy định rất ngắn gọn, không yêu cầu thêm bất kỳ loại giấy tờ nào khác.

3. Thực tế phát sinh: UBND xã yêu cầu thêm hồ sơ – Hợp lý nhưng không hợp pháp

Trong thực tiễn, nhiều cán bộ Tư pháp – Hộ tịch yêu cầu thêm hồ sơ như:

• Sổ hộ khẩu

• Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

• Biên bản họp gia đình

• Giấy phép lái xe/CCCD (thay CMND)

• Văn bản từ chối nhận thừa kế

• Xác nhận tài sản riêng vợ/chồng

Tại sao có tình trạng này?

Vì cán bộ Tư pháp – Hộ tịch sợ sai – sợ rủi ro – sợ hợp đồng vô hiệu. Ví dụ:

✔ Trường hợp hộ gia đình

Quyền sử dụng đất đứng tên “Hộ ông A” → mọi thành viên hộ khẩu phải đồng ý.
Nếu UBND xã chỉ chứng thực chữ ký của ông A, hợp đồng có thể vô hiệu.

✔ Trường hợp vợ chồng

Đất đứng tên chồng, nhưng người vợ có công sức đóng góp → vẫn là tài sản chung, không được tự ý định đoạt.
Nếu không xác minh, hợp đồng vẫn có nguy cơ bị hủy.

➡️ Việc yêu cầu thêm giấy tờ không đúng luật nhưng lại… hợp lý để chống rủi ro thực tế.

4. UBND xã chỉ chứng thực hình thức – Người ký tự chịu trách nhiệm về nội dung hợp đồng

Khoản 4 Điều 2 Nghị định 23 quy định:

“Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực về thời gian, địa điểm, năng lực hành vi, ý chí tự nguyện, chữ ký/điểm chỉ.”

➡️ UBND xã không kiểm tra nội dung hợp đồng.
➡️ Không tư vấn pháp lý.
➡️ Không chịu trách nhiệm nếu hợp đồng vô hiệu, tranh chấp.

Người ký tự chịu hoàn toàn trách nhiệm.

5. Rủi ro pháp lý khi chứng thực hợp đồng tại UBND xã

1. Nguy cơ bị lừa đảo

Người dân ít hiểu biết pháp luật, đặc biệt người già – người nghèo – người không biết chữ dễ bị dụ ký ủy quyền, sau đó bị mất đất, mất tài sản mà không hay biết.

2. Hợp đồng dễ bị vô hiệu

Vì UBND xã không kiểm tra nội dung nên:

• sai chủ thể

• sai quyền tài sản

• thiếu chữ ký

• tài sản chung nhưng ký riêng
  → hợp đồng bị tuyên vô hiệu trong tranh chấp.

3. Thiếu tư vấn pháp lý

Không giống công chứng viên, UBND xã không có nghĩa vụ giải thích rủi ro hay kiểm tra tính hợp pháp của nội dung.

➡️ Vì vậy nhiều hợp đồng chứng thực bị tòa hủy, gây thiệt hại lớn.

6. So sánh: Chứng thực tại UBND xã và Công chứng tại Văn phòng công chứng

➡️ Nếu giao dịch có giá trị lớn → nên công chứng.
➡️ UBND xã phù hợp các hợp đồng đơn giản, ít rủi ro.

7. Lời khuyên của luật sư

Đối với các giao dịch như:

• chuyển nhượng nhà đất

• tặng cho tài sản lớn

• vay mượn tài sản có bảo đảm

• ủy quyền liên quan đến quyền sử dụng đất

➡️ Nên thực hiện công chứng để hạn chế rủi ro pháp lý.

Luật Dũng Trịnh khuyến nghị người dân nên lựa chọn hình thức an toàn – minh bạch – được tư vấn đầy đủ.

8. Internal Link gợi ý (tối ưu SEO)

Bạn có thể chèn vào bài:

• https://luatdungtrinh.vn/tu-van-dam-phan-soan-thao-hop-dong/

• https://luatdungtrinh.vn/luat-su-tu-van-tranh-chap-hop-dong-kinh-te/

• https://luatdungtrinh.vn/tu-van-dat-dai/

• https://luatdungtrinh.vn/vi-pham-hop-dong-dat-coc-mua-ban-dat-co-bi-phat-coc-khong/

9. Câu hỏi thường gặp

Chứng thực hợp đồng tại UBND xã có bắt buộc không?

Không. Bạn có thể chọn chứng thực tại UBND xã hoặc công chứng.

UBND xã có chịu trách nhiệm nội dung hợp đồng không?

Không. UBND xã chỉ chứng thực chữ ký.

Chứng thực tại UBND xã có an toàn không?

Không an toàn bằng công chứng, đặc biệt với hợp đồng mua bán nhà đất.

Lệ phí chứng thực tại UBND xã là bao nhiêu?

30.000 đồng/trường hợp.