Trích lục thửa đất? Trích lục bản đồ địa chính?

HƯỚNG DẪN TRÍCH LỤC THỬA ĐẤT

1. Trích Lục Thửa Đất Là Gì?

Hiện nay, chưa có quy định pháp luật cụ thể nào về khái niệm “trích lục thửa đất”. Tuy nhiên có thể hiểu khái niệm này như sau:

- Căn cứ theo Khoản 1 Điều 3 Luật Đất đai 2024 quy định “Bản đồ địa chính là bản đồ thể hiện các thửa đất và các đối tượng địa lý có liên quan, lập theo đơn vị hành chính cấp xã hoặc theo đơn vị hành chính cấp huyện nơi không thành lập đơn vị hành chính cấp xã, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận.”

- Theo Từ điển Tiếng Việt, trích lục “là sự rút ra từng phần và sao lại thông tin”. Như vậy, trích lục thửa đất hay có thể hiểu là trích lục bản đồ địa chính, là việc lấy ra một phần hoặc toàn bộ thông tin hoặc sao y bản chính của một hay nhiều thửa đất và các yếu tố địa lý của thửa đất đó dựa trên hồ sơ, giấy tờ gốc đã có bao gồm: hình dáng, diện tích, vị trí,… của thửa đất nhằm giúp người sử dụng đất thực hiện các quyền về đất đai như tặng cho, mua bán, thừa kế đất đai,…

2. Cơ quan nào có thẩm quyền Trích lục thửa đất – trích lục bản đồ địa chính

Thẩm quyền trích lục bản đồ địa chính theo quy định tại Điều 8 Nghị định 101/2024/NĐ-CP về quản lý, sử dụng, khai thác sản phẩm đo đạc lập bản đồ địa chính. Cụ thể gồm những nội dung sau đây:

(i) Bộ Tài nguyên và Môi trường quản lý bản đồ địa chính số.

(ii) Cơ quan có chức năng quản lý đất đai cấp tỉnh, cơ quan có chức năng quản lý đất đai cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã quản lý bản đồ địa chính số và giấy.

Cơ quan có chức năng quản lý đất đai cấp tỉnh giao Văn phòng đăng ký đất đai quản lý, sử dụng tập trung, thống nhất và cập nhật, chỉnh lý biến động bản đồ địa chính.

(iii) Bản đồ địa chính phải đưa vào lưu trữ theo pháp luật về lưu trữ.

3. Các Trường Hợp Cần Phải Trích Lục Thửa Đất

(i) Bản đồ địa chính, trích đo bản đồ địa chính được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải được đưa vào sử dụng cho các mục đích quy định tại khoản 2 Điều 3 của Nghị định 101/2024/NĐ-CP thay thế cho bản đồ địa chính, trích đo bản đồ địa chính đã lập trước đó.

Bản đồ địa chính, trích đo bản đồ địa chính đã lập trước đó có giá trị sử dụng khi giải quyết các nội dung theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 3 của Nghị định 101/2024/NĐ-CP.

(ii) Đối với những nơi đã có bản đồ địa chính, trích đo bản đồ địa chính khi tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng thông tin liên quan đến thửa đất thì cơ quan quản lý bản đồ địa chính quy định tại khoản (i) và khoản (ii) nêu trên thực hiện trích lục bản đồ địa chính, trích lục trích đo bản đồ địa chính.

(iii) Việc khai thác bản đồ địa chính được thực hiện theo quy định về khai thác hồ sơ địa chính và khai thác hệ thống thông tin đất đai.

Như vậy, thẩm quyền trích lục bản đồ địa chính đối với những nơi đã có bản đồ địa chính sẽ do cơ quan quản lý bản đồ địa chính quy định tại khoản (i) và khoản (ii) nêu trên thực hiện.

4.  Trích đo địa chính thửa đất ở đâu?

Trường hợp 1: Căn cứ theo khoản 3 Điểm II Mục C Phần V Phụ lục I Nghị định 151/2025/NĐ – CP thì khi thực hiện đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất lần đầu mà chưa có mảnh trích đo địa chính thì UBND xã đề nghị “Đơn vị đo đạc có Giấy phép về hoạt động đo đạc, thành lập bản đồ địa chính thực hiện việc trích đo địa chính thửa đất”.

Theo quy định trên, khi bạn có nhu cầu trích đo địa chính thửa đất thì bạn chỉ cần tìm Đơn vị đo đạc đảm bảo có Giấy phép về hoạt động đo đạc, thành lập bản đồ địa chính để thực hiện đo đạc thửa đất. Mục đích bạn sửa dụng mảnh trích đo địa chính đó tùy từng trường hợp thì cơ quan có thẩm quyền tương ứng có trách nhiệm ký duyệt đối với mảnh trích đo này.

Trường hợp 2: Văn phòng đăng ký đất đai đối với trường hợp quy định Điểm VI Mục C Phần V Phụ lục I Nghị định 151/2025/NĐ – CP. Cụ thể, khi thực hiện đăng ký biến động quyền sử dụng đất đối với GCNQSD chưa sử dụng bản đồ địa chính, chưa có trích đo địa chính thì Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện việc Trích đo địa chính.

4. Xin Trích Lục Thửa Đất Ở Đâu?

Căn cứ theo Điều 15 Thông tư 34/2014/TT-BTNMT về cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai như sau:

“Điều 15. Cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai

1. Cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai ở Trung ương là Trung tâm Dữ liệu và Thông tin đất đai thuộc Tổng cục Quản lý đất đai, Bộ Tài nguyên và Môi trường.

2. Cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai ở địa phương là Văn phòng đăng ký đất đai.

Đối với địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai, Văn phòng đăng ký đất đai, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm cung cấp dữ liệu đất đai từ hồ sơ địa chính theo phân cấp quản lý hồ sơ địa chính.”

Mặt khác theo Điều 29 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT quy định về phân cấp quản lý hồ sơ địa chính như sau:

 “Điều 29. Phân cấp quản lý hồ sơ địa chính

1. Quản lý hồ sơ địa chính dạng số:

a) Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ địa chính dạng số của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

b) Đối với huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính mà chưa kết nối với cơ sở dữ liệu địa chính của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ địa chính dạng số của địa phương.

2. Phân cấp quản lý hồ sơ địa chính dạng giấy:

a) Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh quản lý các tài liệu gồm:

......

- Bản đồ địa chính và các loại bản đồ, tài liệu đo đạc khác đang sử dụng để đăng ký, cấp Giấy chứng nhận;

....

b) Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện quản lý các tài liệu gồm:

....

- Bản đồ địa chính và các loại bản đồ, tài liệu đo đạc khác sử dụng trong đăng ký, cấp Giấy chứng nhận;

.......

c) Ủy ban nhân dân cấp xã (trực tiếp là công chức địa chính) quản lý bản sao bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ tiếp nhận và trả kết quả đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đối với các trường hợp nộp hồ sơ đăng ký tại Ủy ban nhân dân cấp xã.

....”

Ngoài ra, theo Điều 2 Thông tư liên tịch 15/2015/TTLT-BTNMT-BNV-BTC quy định về nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng đăng ký đất đai như sau:

“Điều 2. Nhiệm vụ, quyền hạn

1. Thực hiện việc đăng ký đất được Nhà nước giao quản lý, đăng ký quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.

....

6. Thực hiện việc thống kê, kiểm kê đất đai và lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất; chỉnh lý bản đồ địa chính; trích lục bản đồ địa chính.

.....”

Thông qua các quy định trên, về nguyên tắc, việc trích lục bản đồ địa chính tại địa phương thuộc thẩm quyền của Văn phòng đăng ký đất đai.

Tuy nhiên đối với địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai, việc trích lục bản đồ địa chính cho người dân từ hồ sơ địa chính được thực hiện theo phân cấp quản lý hồ sơ địa chính dạng giấy. Cụ thể như:

- Văn phòng đăng ký đất đai và Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai trích lục bản đồ địa chính theo phạm vi quản lý của mình.

- Ủy ban nhân dân cấp xã trích lục bản đồ địa chính đối với các trường hợp nộp hồ sơ đăng ký đất đai tại Ủy ban nhân dân cấp xã.

Như vậy, người dân có thể xin trích lục bản đồ địa chính ở Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai và Ủy ban nhân dân cấp xã.

5. Hồ Sơ Xin Trích Lục Thửa Đất Cần Những Giấy Tờ Nào?

Căn cứ theo Điều 11 Thông tư 34/2014/TT-BTNMT quy định về khai thác dữ liệu thông qua phiếu yêu cầu hoặc văn bản yêu cầu cụ thể như:

“Điều 11. Khai thác dữ liệu thông qua phiếu yêu cầu hoặc văn bản yêu cầu

1. Tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác dữ liệu đất đai nộp phiếu yêu cầu hoặc gửi văn bản yêu cầu cho các cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai theo Mẫu số 01/PYC được ban hành kèm theo Thông tư này.

2. Khi nhận được phiếu yêu cầu, văn bản yêu cầu hợp lệ của tổ chức, cá nhân, cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai thực hiện việc cung cấp dữ liệu cho tổ chức, cá nhân có yêu cầu khai thác dữ liệu. Trường hợp từ chối cung cấp dữ liệu thì phải có văn bản trả lời nêu rõ lý do.

3. Việc khai thác dữ liệu thông qua phiếu yêu cầu hoặc văn bản yêu cầu được thực hiện theo các quy định của pháp luật.”

Như vậy, hồ sơ xin trích lục bản đồ địa chính bao gồm các giấy tờ như sau:

- Phiếu yêu cầu hoặc văn bản yêu cầu cho các cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai theo Mẫu số 01/PYC được ban hành kèm theo Thông tư 34/2014/TT-BTNMT;

- Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất;

- CMND/CCCD còn hạn của người xin trích lục;

- Giấy ủy quyền và giấy tờ pháp lý của người ủy quyền trong trường hợp ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục.

6. Trình Tự, Thủ Tục Xin Cấp Trích Lục Thửa Đất

Căn cứ theo Điều 12 Thông tư 34/2014/TT-BTNMT, trình tự thủ tục xin cấp trích lục thửa đất được quy định cụ thể như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ xin trích lục thửa đất (các giấy tờ được nêu ở mục 4).

Người dân hoặc tổ chức thực hiện nộp hồ sơ thông qua một trong các phương thức sau:

- Nộp trực tiếp tại cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai;

- Gửi qua đường công văn, fax, bưu điện;

- Gửi qua thư điện tử hoặc qua cổng thông tin đất đai.

Bước 2: Cơ quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Sau khi nhận hồ sơ, cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai sẽ:

- Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ;

- Thông báo nghĩa vụ tài chính (nếu có phí cung cấp dữ liệu);

- Trường hợp từ chối cung cấp dữ liệu, phải trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do.

Bước 3: Thực hiện nghĩa vụ tài chính

Người yêu cầu nộp đầy đủ lệ phí/phí theo thông báo (nếu có), sau đó cơ quan sẽ cấp trích lục theo yêu cầu.

Bước 4: Trả kết quả trích lục

Sau khi hoàn tất nghĩa vụ tài chính, cơ quan cung cấp dữ liệu thực hiện việc trích lục và trả kết quả theo thời hạn:

- Nếu nhận hồ sơ trước 15 giờ, thì cung cấp trong ngày;

- Nếu nhận hồ sơ sau 15 giờ, thì cung cấp trong ngày làm việc tiếp theo;

- Trường hợp yêu cầu cung cấp dữ liệu đất đai dưới hình thức tổng hợp thông tin thì thời hạn cung cấp dữ liệu đất đai được xác định theo thỏa thuận giữa cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai và người có yêu cầu bằng hình thức hợp đồng.