Trịnh Văn DũngHỒ SƠ CẤP SỔ ĐỎ LẦN ĐẦU?
Ngày nay, đất đai không chỉ là tài sản có giá trị lớn mà còn liên tục tăng giá theo thời gian, trở thành yếu tố quan trọng trong đời sống và hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, cùng với giá trị gia tăng là hàng loạt vấn đề pháp lý phát sinh liên quan đến quyền sử dụng đất như thừa kế, tặng cho, góp vốn, thế chấp và đặc biệt là tranh chấp đất đai.
Để phòng tránh rủi ro tranh chấp và bảo vệ tối đa quyền lợi hợp pháp, việc đăng ký quyền sử dụng đất là bước không thể bỏ qua. Hiểu một cách đơn giản, “cấp sổ đỏ lần đầu” là thủ tục áp dụng với thửa đất chưa từng được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; người sử dụng đất sẽ tiến hành đăng ký và được Nhà nước xác nhận quyền sử dụng hợp pháp thông qua Giấy chứng nhận.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết thủ tục đăng ký quyền sử dụng đất lần đầu, điều kiện thực hiện và những lưu ý quan trọng để đảm bảo quá trình cấp sổ diễn ra thuận lợi và đúng quy định pháp luật.
1. Cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu là gì?
Cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu là việc Nhà nước cấp chứng thư pháp lý cho người có quyền sử dụng đất hợp pháp mà thửa đất đó chưa được đăng ký, cấp giấy chứng nhận tại cơ quan có thẩm quyền. Có hai hình thức cấp GCNQSD đất là Công nhận quyền sử dụng đất hoặc giao đất.
Đối với mỗi thửa đất có đủ điều kiện thì người sử dụng đất có thể nộp hồ sơ đề nghị đăng ký, cấp GCNQSD đất tại Cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Ngoài ra khi thực hiện các thủ tục khác liên quan đến quyền sử dụng đất thì không gọi là cấp lần hai, lần ba,… Mà tùy thuộc từng trường hợp người sử dụng đất có thể yêu cầu: Cấp đổi GCN, cấp lại GCN khi bị mất, đính chính GCN khi thông tin trên GCN không chính xác hoặc không đúng với thực tế giấy tờ của người sử dụng đất.
2. Hồ sơ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu
Căn cứ theo khoản 1 Điểm I Mục B Phần V Phụ lục I Nghị định 151/2025/NĐ – CP quy định về hồ sơ nộp khi thực hiện thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất lần đầu như sau:
- Đơn đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 15 ban hành kèm theo Nghị định này.
- Chứng từ đã thực hiện nghĩa vụ tài chính hoặc các giấy tờ liên quan tới việc được miễn, giảm nghĩa vụ tài chính về đất và tài sản gắn liền với đất.
- Trích đo bản đồ địa chính (nếu có)
- Trường hợp người yêu cầu đăng ký đất đai thực hiện thông qua người đại diện thì cần có văn bản đại diện theo quy định pháp luật dân sự (văn bản ủy quyền).
Ngoài các giấy tờ trên thì tùy từng trường hợp người yêu cầu đăng ký cần nộp thêm các loại giấy tờ sau:
- Một trong các loại giấy tờ quy định tại Điều 137, khoản 1, khoản 5 Điều 148, khoản 1, khoản 5 Điều 149 Luật Đất đai, sơ đồ nhà ở, công trình xây dựng (nếu có).
Trường hợp thửa đất gốc có giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại Điều 137 Luật Đất đai mà có phần diện tích đất tăng thêm đã được cấp Giấy chứng nhận thì nộp giấy tờ về việc chuyển quyền sử dụng đất và Giấy chứng nhận đã cấp cho phần diện tích tăng thêm;
- Giấy tờ về việc nhận thừa kế quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật về dân sự đối với trường hợp nhận thừa kế quyền sử dụng đất chưa được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất theo quy định pháp luật về đất đai;
- Giấy tờ về việc nhận thừa kế quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật về dân sự và giấy tờ về việc chuyển quyền sử dụng đất đối với trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 45 Luật Đất đai;
- Giấy tờ về giao đất không đúng thẩm quyền hoặc giấy tờ về việc mua, nhận thanh lý, hóa giá, phân phối nhà ở, công trình xây dựng gắn liền với đất theo quy định tại Điều 140 Luật Đất đai (nếu có);
- Giấy tờ liên quan đến xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đất đai đối với trường hợp có vi phạm hành chính trong lĩnh vực đất đai;
- Hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận hoặc quyết định của Tòa án nhân dân về việc xác lập quyền đối với thửa đất liền kề kèm theo sơ đồ thể hiện vị trí, kích thước phần diện tích thửa đất liền kề được quyền sử dụng hạn chế đối với trường hợp có đăng ký quyền đối với thửa đất liền kề;
- Văn bản xác định các thành viên có chung quyền sử dụng đất của hộ gia đình đang sử dụng đất đối với trường hợp hộ gia đình đang sử dụng đất;
- Hồ sơ thiết kế xây dựng công trình đã được cơ quan chuyên môn về xây dựng thẩm định hoặc đã có văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình xây dựng theo quy định của pháp luật về xây dựng đối với trường hợp chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng trên đất nông nghiệp mà chủ sở hữu công trình không có một trong các loại giấy tờ quy định tại Điều 149 Luật Đất đai hoặc công trình được miễn giấy phép xây dựng theo quy định của pháp luật về xây dựng;
- Trường hợp quy định tại điểm a khoản 6 Điều 25 Nghị định số 101/2024/NĐ-CP thì nộp Quyết định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đất đai; chứng từ nộp phạt của người sử dụng đất;
- Chứng từ đã thực hiện nghĩa vụ tài chính, giấy tờ liên quan đến việc miễn, giảm nghĩa vụ tài chính về đất đai, tài sản gắn liền với đất (nếu có);
- Trường hợp nhận chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở, công trình xây dựng mà chưa thực hiện thủ tục chuyển quyền theo quy định của pháp luật thì nộp giấy tờ về việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất có chữ ký của bên chuyển quyền và bên nhận chuyển quyền;
- Trường hợp hộ gia đình, cá nhân có nhu cầu cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đối với nhà ở, công trình xây dựng thuộc trường hợp phải xin phép xây dựng quy định tại khoản 3 Điều 148, khoản 3 Điều 149 Luật Đất đai thì nộp giấy xác nhận của cơ quan có chức năng quản lý về xây dựng cấp huyện trước ngày 01 tháng 7 năm 2025 về đủ điều kiện tồn tại nhà ở, công trình xây dựng đó theo quy định của pháp luật về xây dựng (nếu có).
3. Trình tự, thủ tục đăng ký cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu:
Theo quy định tại Điểm II Mục C Phần V Phụ lục I Nghị định 151/2025/NĐ – CP về trình tự, thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất lần đầu đối với cá nhân, cộng đồng dân cư, hộ gia đình đang sử dụng đất như sau:
Bước 1: Cơ quan tiếp nhận hồ sơ
Người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất nộp 01 bộ hồ sơ theo quy định trên đến Bộ phận Một cửa (Bộ phận Một cửa theo quy định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh, cấp xã).
Theo khoản 1 Điều 18 Nghị định 151/2025/NĐ – CP, thì người dân thực hiện thủ tục đăng ký đất đai có thể nộp tại bất kỳ Bộ phận một cửa nào trên địa bàn cùng tỉnh/thành phố. Đây là quy định mới giúp người dân có thể thực hiện thủ tục hành chính phi địa giới hành chính liên quan lĩnh vực đất đai tiết kiệm thời gian di chuyển khi chọn đơn vị nộp ở gần nhất.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ
Khi người dân nộp hồ sơ tại Bộ phận một cửa thì cán bộ bộ phận thực hiện Kiểm tra tính đầy đủ của thành phần hồ sơ và cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả và chuyển hồ sơ đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất.
Trường hợp chưa đầy đủ thành phần hồ sơ thì trả hồ sơ kèm Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ để người yêu cầu đăng ký hoàn thiện, bổ sung theo quy định.
Bước 3: UBND cấp xã thực hiện
+) Đo đạc, xác minh bản trích đo địa chính
- Trường hợp đã có bản đồ địa chính: Cung cấp trích lục bản đồ địa chính thì UBND xã xác nhận trừ trường hợp mảnh trích đo đã được ký duyệt trước ngày 1/1/2025.
- Trường hợp chưa có bản đồ địa chính: thì UBND đề nghị đơn vị đo đạc có chức năng thực hiện trích đo bản đồ địa chính cho người sử dụng đất trong thời gian không quá 05 ngày từ ngày nộp hồ sơ đăng ký.
+) Xác nhận hiện trạng đất
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, UBND xã thực hiện xác nhận hiện trạng của đất có hay không có nhà ở/công trình xây dựng và đất có đang bị tranh chấp hoặc dính quy hoạch hay không. Bên cạnh đó UBND xã còn kiểm tra, xác nhận thửa đất đăng ký có tranh chấp đất đai hay không.
Ngoài ra UBND xã còn xác nhận thửa đất có giấy tờ về quyền sử dụng đất hay không? Kiểm tra về việc sử dụng đất ổn định theo khoản 38 Điều 3 Luật Đất đai 2024.
: Trường hợp có giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại khoản 7 Điều 137 Luật Đất đai thì thực hiện xác định đất sử dụng ổn định theo quy định tại khoản 38 Điều 3 Luật Đất đai.; Trường hợp không có giấy tờ về quyền sử dụng đất theo quy định tại Điều 137 Luật Đất đai thì xác định nguồn gốc sử dụng đất; xác định việc sử dụng đất ổn định theo quy định tại khoản 38 Điều 3 Luật Đất đai.
+) Niêm yết hồ sơ công khai
Sau khi tiến hành xác nhận xong các nội dung trên UBND xã tiến hành niêm yết hồ sơ tại trụ sở UBND xã, khu dân cư nơi có đất trong thời gian 15 ngày.
+) Kiểm tra hồ sơ đủ điều kiện cấp GCNQSD đất
Bước 4: Người nộp hồ sơ/Người có thửa đất yêu cầu đăng ký thực hiện nghĩa vụ tài chính:
Trong bước này người dân chỉ cần lưu ý vấn đề sau:
- Các loại lệ phí phải nộp: Lệ phí cấp Giấy chứng nhận, tiền sử dụng đất (nếu có), lệ phí trước bạ, phí thẩm định hồ sơ (nếu có).
Trường hợp được miễn, giảm một trong những khoản lệ phí trên thì cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh được miễn, giảm nghĩa vụ tài chính đó.
- Khi nộp tiền xong thì phải giữ hóa đơn, chứng từ. Sau đó tới Bộ phận một cửa nơi nộp hồ sơ để nộp xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính và cán bộ sẽ hẹn thời gian trả kết quả - GCNQSD đất.
Bước 5. Trả kết quả và nhận Giấy chứng nhận
4. Tư vấn cấp Giấy chứng nhận QSD đất (Sổ đỏ) lần đầu
Khi thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (GCNQSDĐ) – Sổ đỏ lần đầu, người dân cần đáp ứng một số điều kiện theo quy định tại Luật Đất đai 2024, cụ thể:
Do đó, trước khi nộp hồ sơ đề nghị cấp Sổ đỏ lần đầu tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền, người dân cần xác định rõ trường hợp của mình để kê khai hồ sơ hợp lệ.
Theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP, thời gian kê khai đăng ký và cấp GCNQSDĐ đã được rút ngắn từ 23 ngày (theo Nghị định 101/2024/NĐ-CP) xuống còn 20 ngày. Tuy nhiên, trên thực tế, thời gian này có thể kéo dài hơn do chưa bao gồm thời gian các cơ quan khác phối hợp giải quyết.
Đất đai là tài sản có giá trị lớn, thủ tục pháp lý phức tạp, đặc biệt đối với trường hợp đăng ký Sổ đỏ lần đầu. Vì vậy, việc nắm vững các quy định pháp luật sẽ giúp người dân chủ động hơn, đồng thời dễ dàng trao đổi với cơ quan có thẩm quyền khi có vướng mắc.
Nếu bạn đang gặp khó khăn hoặc cần tư vấn thủ tục cấp Sổ đỏ lần đầu, hãy liên hệ Luật sư Trịnh Văn Dũng qua số 0969 566 766 (Zalo hoặc gọi trực tiếp) để được hỗ trợ chuyên sâu, nhanh chóng và đúng quy định pháp luật.
Luật sư: TRỊNH VĂN DŨNG
Điện thoại: 0969566766
Zalo: 0338919686
