Thủ tục thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện, chi nhánh 2026

Trang chủ › Doanh nghiệp › Thay đổi người đứng đầu

Căn cứ: Nghị định 01/2021/NĐ-CP, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, Thông tư 47/2019/TT-BTC

Bài viết này hướng dẫn thủ tục thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện, chi nhánh, địa điểm kinh doanh theo quy định hiện hành. Nội dung gồm: hồ sơ, cách nộp hồ sơ (trực tiếp & online), trình tự xử lý, lệ phí, thời hạn và mẫu biểu liên quan. Mục tiêu giúp doanh nghiệp thực hiện nhanh, đúng và tránh sai sót khi cập nhật thông tin trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp 2020
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (Điều 62, Điều 44)
• Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT (mẫu biểu, Phụ lục II-9)
• Thông tư 47/2019/TT-BTC (lệ phí, phí)

Khi nào phải thay đổi người đứng đầu?

Những trường hợp phổ biến:

• Người đứng đầu nghỉ việc, từ chức, bị miễn nhiệm hoặc mất khả năng thực hiện công việc;
• Bổ nhiệm người đứng đầu mới do tái cơ cấu, chuyển giao quản lý;
• Thay đổi người đứng đầu do yêu cầu nghiệp vụ (thay đổi địa điểm, mở rộng hoạt động);
• Người đứng đầu là người nước ngoài thay đổi tình trạng cư trú/giấy phép lao động.

1. Thành phần hồ sơ (Chuẩn 2026)

Hồ sơ thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện/chi nhánh/địa điểm kinh doanh gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động (mẫu Phụ lục II-9 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT) — nêu rõ nội dung thay đổi người đứng đầu;
• Quyết định bằng văn bản hoặc nghị quyết của Chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị về việc bổ nhiệm/thay đổi người đứng đầu;
• Biên bản họp (nếu có) liên quan tới quyết định;
• Bản sao hợp lệ giấy tờ cá nhân của người đứng đầu mới (CCCD/CMND/Hộ chiếu còn hiệu lực);
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh (nếu cần);
• Văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ được ủy quyền nộp thay doanh nghiệp).

Ghi chú: Trong trường hợp người đứng đầu là người nước ngoài, cần bổ sung giấy phép lao động hoặc giấy tờ miễn giấy phép (nếu thuộc diện được miễn) và thẻ tạm trú/hộ chiếu hợp lệ.

2. Cách thức nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có 2 phương thức nộp hồ sơ:

1. Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh đặt trụ sở.
2. Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp — kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký số và gửi hồ sơ.

3. Trình tự thực hiện (chi tiết)

Căn cứ khoản 2 Điều 62 và Điều 44 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, trình tự như sau:

1. Chuẩn bị hồ sơ: Doanh nghiệp lập bộ hồ sơ đầy đủ theo mục 1 và ký văn bản liên quan.
2. Nộp hồ sơ: Nộp trực tiếp hoặc qua mạng. Khi nộp trực tiếp, nhận Giấy biên nhận từ Phòng ĐKKD.
3. Kiểm tra hồ sơ: Phòng ĐKKD kiểm tra tính hợp lệ. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan sẽ thông báo bằng văn bản (hoặc thông báo điện tử khi nộp online) yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
4. Cập nhật dữ liệu: Khi hồ sơ hợp lệ, Phòng ĐKKD cập nhật nội dung thay đổi lên cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
5. Cấp kết quả: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng ĐKKD cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/giấy xác nhận đăng ký địa điểm kinh doanh mới hoặc Giấy xác nhận nội dung thay đổi (theo nhu cầu doanh nghiệp).

4. Lệ phí

Theo Thông tư 47/2019/TT-BTC:

5. Kết quả

Kết quả doanh nghiệp nhận được:

• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh mới;
• Hoặc Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động (nếu doanh nghiệp yêu cầu);
• Thông tin được cập nhật trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Sau khi có kết quả, doanh nghiệp cần:

• Thông báo cho ngân hàng, cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm xã hội và các đối tác liên quan;
• Cập nhật con dấu, hồ sơ nội bộ và các tài liệu liên quan (nếu cần);
• Lưu trữ quyết định bổ nhiệm và hồ sơ liên quan để phục vụ kiểm tra, đối chiếu.

6. Thời hạn và lưu ý quan trọng

Thời hạn nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nên thông báo trong vòng 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi. Không chấp hành có thể bị xử phạt hành chính theo quy định.

Lưu ý chuyên sâu:

• Đảm bảo bản sao giấy tờ cá nhân hợp lệ — công chứng/chứng thực theo yêu cầu của Sở KH&ĐT nơi nộp;
• Nếu người đứng đầu mới là người nước ngoài, cần hồ sơ giấy phép lao động / thẻ tạm trú;
• Nộp trực tuyến giúp miễn lệ phí và giữ biên nhận điện tử dễ theo dõi;
• Trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu xin Giấy xác nhận thay đổi, ghi rõ khi nộp hồ sơ.

7. Mẫu biểu và tài liệu tham khảo

Các mẫu biểu tham khảo:

• Phụ lục II-9 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT — Mẫu Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động cho chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;
• Mẫu quyết định bổ nhiệm người đứng đầu (doanh nghiệp tự soạn theo nội quy);
• Hướng dẫn nộp hồ sơ online: dangkykinhdoanh.gov.vn;
• Thông tin liên hệ Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố nơi đặt chi nhánh để biết yêu cầu bổ sung hồ sơ (ví dụ: yêu cầu chứng thực bản sao).

8. Dịch vụ hỗ trợ

Nếu doanh nghiệp muốn tiết kiệm thời gian và tránh sai sót, có thể sử dụng dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp. Luật Dũng Trịnh hỗ trợ soạn hồ sơ, nộp và nhận kết quả thay mặt doanh nghiệp.

Tìm hiểu dịch vụ thay đổi đăng ký doanh nghiệp

9. Những câu hỏi thường gặp

1. Thay đổi người đứng đầu chi nhánh mất bao lâu?

Thông thường 03 ngày làm việc kể từ khi Phòng ĐKKD nhận hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ thiếu, thời gian sẽ kéo dài thêm tùy theo thời gian doanh nghiệp hoàn chỉnh hồ sơ.

2. Nộp hồ sơ online có phải trả lệ phí không?

Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia được miễn lệ phí. Nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính có lệ phí 50.000 đồng/lần.

3. Người nước ngoài có thể làm người đứng đầu chi nhánh không?

Có. Người nước ngoài có thể làm người đứng đầu, nhưng phải đáp ứng điều kiện cư trú, giấy phép lao động (nếu thuộc diện) và năng lực hành vi dân sự.

4. Phải công bố thông tin thay đổi không?

Tùy trường hợp. Thông tin thay đổi sẽ được cập nhật trên cơ sở dữ liệu quốc gia; một số thay đổi lớn có thể yêu cầu công bố rộng rãi.

© 2026 Luật Dũng Trịnh — Tư vấn pháp lý doanh nghiệp. Cần hỗ trợ soạn hồ sơ hoặc nộp thay? Liên hệ chúng tôi.

Liên hệ: Luật sư Trịnh Văn Dũng

☎️ Hotline/Telegram/Zalo: 0969 566 766|0338 919 686|

Website: https://luatdungtrinh.vn|

Email:luatdungtrinh@gmail.com|