Thủ tục, hồ sơ, điều kiện mở chi nhánh văn phòng đại diện mới nhất 2025

Mở Chi nhánh, Văn phòng đại diện: Điều kiện & Hồ sơ 2025

Luật Dũng Trịnh tư vấn chi tiết các bước, hồ sơ và điều kiện mở chi nhánh, văn phòng đại diện áp dụng cho cả công ty Việt Nam và công ty có vốn nước ngoài tại Việt Nam.

1. Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của công ty, không thực hiện hoạt động kinh doanh trực tiếp, mà là đại diện cho công ty để:

• Thực hiện các hoạt động tiếp thị, xúc tiến thương mại

• Liên hệ, chăm sóc khách hàng, đối tác

• Giám sát và quản lý hoạt động của công ty tại địa phương

Lưu ý: Văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh; nếu doanh nghiệp muốn hoạt động kinh doanh thì cần thành lập chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh.

Xem thêm: Thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện

2. Thủ tục mở chi nhánh hoặc văn phòng đại diện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập

Hồ sơ thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện tuân thủ theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, bao gồm:

• Thông báo thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện

• Bản sao quyết định thành lập và biên bản họp của công ty

  • Hội đồng thành viên (công ty TNHH hai thành viên trở lên)

  • Hội đồng quản trị (công ty cổ phần)

  • Chủ sở hữu (công ty TNHH một thành viên)

• Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu văn phòng đại diện

Lưu ý: Nếu kê khai số định danh cá nhân của người đứng đầu chi nhánh/văn phòng đại diện theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ không cần bản sao giấy tờ pháp lý nữa.

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ và ký kết

• Sau khi nhận thông tin về tên, trụ sở, số điện thoại và chứng minh thư công chứng của trưởng văn phòng, Luật Dũng Trịnh sẽ soạn hồ sơ đầy đủ.

• Hồ sơ được hoàn thiện trong 01 ngày làm việc để gửi khách hàng ký và đóng dấu.

Bước 3: Nộp hồ sơ và công bố thành lập

• Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.

• Nộp lệ phí công bố để công bố thông tin trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.

Bước 4: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động

• Trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

• Trường hợp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp nộp hồ sơ bổ sung sau khi có giấy phép hoạt động tại nước ngoài.

Bước 5: Khắc dấu văn phòng đại diện

• Văn phòng đại diện được khắc con dấu riêng để phục vụ việc ký kết hồ sơ, giấy tờ nội bộ.

3. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

1. Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập.

2. Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm cụm từ “Văn phòng đại diện”.

3. Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh.

4. Trụ sở văn phòng không được đặt tại nhà tập thể, chung cư.

5. Khi thay đổi địa chỉ văn phòng khác quận/huyện, phải xác nhận nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế cũ.

4. Hồ sơ cần chuẩn bị

• Thông báo thành lập chi nhánh/văn phòng đại diện

• Bản sao quyết định thành lập + biên bản họp của công ty

• Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu văn phòng

Chi tiết hồ sơ theo Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020.

5. Ưu nhược điểm của văn phòng đại diện

Ưu điểm

• Không phát sinh thủ tục báo cáo thuế, không nộp thuế môn bài

• Có thể đặt văn phòng đại diện cùng tỉnh hoặc khác tỉnh

• Có thể thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài

Nhược điểm

• Không được thực hiện kinh doanh tại văn phòng đại diện

• Khi thay đổi địa chỉ khác quận/huyện, phải xác nhận nghĩa vụ thuế

6. Giải pháp thay thế

• Thành lập địa điểm kinh doanh:

  • Có thể thực hiện kinh doanh trực tiếp

  • Chỉ đóng thuế môn bài 1.000.000 đồng/năm

  • Không cần khai thuế riêng như chi nhánh

• Doanh nghiệp cân nhắc giữa văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh tùy nhu cầu

7. Một số lưu ý quan trọng

• Thời hạn thực hiện thủ tục: Trong 10 ngày làm việc kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh.

• Thuế môn bài: Văn phòng đại diện không hoạt động kinh doanh thì không phải nộp thuế môn bài.

• Thuế thu nhập cá nhân: Văn phòng đại diện chịu trách nhiệm thu thuế thu nhập cá nhân của nhân viên làm việc tại văn phòng.

• Bảo hiểm xã hội: Có thể đóng bảo hiểm cho nhân viên tại văn phòng hoặc chuyển cho công ty mẹ đóng.

8. Kết luận

Thủ tục, hồ sơ và điều kiện mở chi nhánh, văn phòng đại diện cần tuân thủ Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp nên lựa chọn hình thức văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh phù hợp để tiết kiệm chi phí và tối ưu thủ tục pháp lý.

Xem thêm: Thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện

Một số câu hỏi liên quan đến Thủ tục, hồ sơ, điều kiện mở chi nhánh/văn phòng đại diện