Chứng thực hợp đồng giao dịch tại UBND xã?

Trịnh Văn Dũng
17/11/2025
216

Chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND xã: Hồ sơ, thủ tục và rủi ro pháp lý mới nhất

✅Mở đầu:

Trong các giao dịch dân sự tại địa phương, đặc biệt là mua bán, tặng cho, ủy quyền liên quan đến nhà đất, nhiều người dân lựa chọn chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND xã vì thủ tục được cho là nhanh gọn, chi phí thấp và thuận tiện. Tuy nhiên, không ít trường hợp phát sinh tranh chấp chỉ vì hiểu chưa đúng giá trị pháp lý của việc chứng thực, nhầm lẫn giữa chứng thực tại UBND xã với công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng, dẫn đến hợp đồng bị từ chối sang tên, không được cơ quan nhà nước chấp nhận hoặc không đủ căn cứ bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp.

Từ góc độ pháp lý, chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND xã không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần mà là một hình thức xác nhận quan trọng về chữ ký, thời điểm giao kết và năng lực hành vi của các bên theo quy định của pháp luật. Việc lựa chọn đúng hình thức chứng thực, đúng thẩm quyền, đúng loại hợp đồng được phép chứng thực có ý nghĩa quyết định đến hiệu lực pháp lý của giao dịch, đặc biệt trong bối cảnh pháp luật đất đai và dân sự liên tục được sửa đổi, hoàn thiện.

Bài viết này, Luật sư Dũng Trịnh sẽ phân tích rõ: chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND xã là gì, những trường hợp được và không được chứng thực, Thủ tục chứng thực hợp đồng giao dịch tại UBND xã mới nhất, sự khác biệt cốt lõi với công chứng, cũng như những rủi ro pháp lý thường gặp nếu người dân lựa chọn sai hình thức xác nhận giao dịch. Qua đó, giúp người đọc có cơ sở pháp lý vững chắc trước khi ký kết, hạn chế tối đa tranh chấp và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình.

✅1. Chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND xã là gì?

Theo quy định của pháp luật hiện hành, chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND xã là việc Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp xã xác nhận chữ ký của các bên trong hợp đồng, giao dịch, trên cơ sở các bên tự chịu trách nhiệm về nội dung thỏa thuận.

⚠️ Điểm cần hiểu đúng ngay từ đầu:

UBND xã không xác nhận tính hợp pháp của nội dung hợp đồng
Không thẩm tra sâu về quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản
Không chịu trách nhiệm về rủi ro pháp lý phát sinh từ nội dung giao dịch

Việc chứng thực tại UBND xã vì vậy khác bản chất với công chứng, dù trong thực tế nhiều người dân vẫn đang nhầm lẫn hai hình thức này.

✅2. Cơ sở pháp lý về chứng thực hợp đồng tại UBND cấp xã

Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND xã được điều chỉnh bởi Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 về cấp bản sao, chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng và giao dịch. Trong đó, Điều 36 quy định chi tiết về hồ sơ và thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch.

✅3. Hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND cấp xã

Theo khoản 1 Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, hồ sơ chỉ gồm:

Hồ sơ bắt buộc

Dự thảo hợp đồng, giao dịch
CMND/CCCD/Hộ chiếu của người yêu cầu chứng thực (bản sao + bản chính đối chiếu)
Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản (nếu hợp đồng liên quan đến tài sản phải đăng ký)

➡️ Quy định rất ngắn gọn, không yêu cầu thêm bất kỳ loại giấy tờ nào khác.

✅4. Những loại hợp đồng, giao dịch được chứng thực tại UBND xã

Theo quy định, UBND xã chỉ được chứng thực một số loại hợp đồng, giao dịch nhất định, phổ biến gồm:

Hợp đồng, giao dịch dân sự thông thường

Hợp đồng vay tài sản giữa cá nhân với cá nhân
Hợp đồng mượn, cho mượn tài sản
Giấy ủy quyền đơn giản (không liên quan đến nhà đất, tài sản phải đăng ký)

Một số giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất (trong phạm vi cho phép)

Văn bản ủy quyền nộp hồ sơ, nhận kết quả
Cam kết, thỏa thuận dân sự không làm thay đổi chủ thể quyền sử dụng đất

⚠️Không phải mọi hợp đồng về đất đai đều được chứng thực tại UBND xã, dù nhiều địa phương vẫn thực hiện do thói quen hành chính.

✅5. UBND xã chỉ chứng thực hình thức – Người ký tự chịu trách nhiệm về nội dung hợp đồng

Khoản 4 Điều 2 Nghị định 23 quy định:

“Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực về thời gian, địa điểm, năng lực hành vi, ý chí tự nguyện, chữ ký/điểm chỉ.”

➡️ UBND xã không kiểm tra nội dung hợp đồng.
➡️ Không tư vấn pháp lý.
➡️ Không chịu trách nhiệm nếu hợp đồng vô hiệu, tranh chấp.

Người ký tự chịu hoàn toàn trách nhiệm.

✅6. Những trường hợp bắt buộc phải công chứng – không được chứng thực

Luật sư Dũng Trịnh đặc biệt lưu ý các trường hợp chứng thực sai thẩm quyền, dẫn đến hợp đồng không được cơ quan nhà nước chấp nhận, bao gồm:

Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất
Hợp đồng mua bán nhà ở
Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất, nhà ở
Ủy quyền định đoạt nhà đất

⚠️ Các giao dịch này bắt buộc phải công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng.
Việc chỉ chứng thực tại UBND xã không đủ điều kiện pháp lý để sang tên, đăng ký biến động.

✅7. Rủi ro pháp lý khi chứng thực hợp đồng tại UBND xã

7.1. Nguy cơ bị lừa đảo

Người dân ít hiểu biết pháp luật, đặc biệt người già – người nghèo – người không biết chữ dễ bị dụ ký ủy quyền, sau đó bị mất đất, mất tài sản mà không hay biết.

7.2. Hợp đồng dễ bị vô hiệu

Vì UBND xã không kiểm tra nội dung nên:

sai chủ thể
sai quyền tài sản
thiếu chữ ký
tài sản chung nhưng ký riêng
→ hợp đồng bị tuyên vô hiệu trong tranh chấp.

7.3. Thiếu tư vấn pháp lý

Không giống công chứng viên, UBND xã không có nghĩa vụ giải thích rủi ro hay kiểm tra tính hợp pháp của nội dung.

➡️ Vì vậy nhiều hợp đồng chứng thực bị tòa hủy, gây thiệt hại lớn.

✅8. So sánh: Chứng thực tại UBND xã và Công chứng tại Văn phòng công chứng

Tiêu chí	UBND xã	Văn phòng công chứng
Trách nhiệm	Không chịu trách nhiệm nội dung	Chịu trách nhiệm pháp lý toàn diện
Kiểm tra nội dung	Không	Có – bắt buộc
Tư vấn pháp lý	Không	Có
Rủi ro	Cao	Thấp
Chi phí	30.000đ/trường hợp	Tính theo giá trị hợp đồng
Tốc độ	Nhanh	Nhanh – có hỗ trợ pháp lý